Wie een paspoort wil moet minstens enkele weken wachten. Het lijkt misschien eenvoudig, maar het proces is complexer dan veel mensen denken. Als je een trip buiten Europa hebt gepland kun je dus nooit vroeg genoeg zijn met je aanvraag. Maar hoe komt het dat de procedure zo veel tijd in beslag neemt?
De procedure om een paspoort te verkrijgen is een samenspel tussen de lokale en federale overheid. “De lokale overheid doet dat in opdracht van de centrale overheid,” zegt Verschuere. “Zij regelen de aanvraag en verwerken gegevens zoals handtekeningen en vingerafdrukken, die vervolgens naar de federale diensten worden gestuurd. Daarna komt alles terug naar de gemeente.”
Volgens Verschuere zijn er altijd mensen nodig om deze stappen te voltooien. “Het proces is fysiek. Hoewel de aanvraag deels online kan worden ingediend, moet je altijd naar het gemeentehuis om je identiteit te verifiëren. Persoonsgegevens controleren en een fysiek document opmaken vereist menselijk toezicht.”
Piekperiodes
Een andere belangrijke factor is de timing van de aanvraag. “In vakantieperiodes zie je een toename van aanvragen,” zegt Verschuere. “Mensen die naar landen zoals het Engeland of de Verenigde Staten reizen, hebben een internationaal paspoort nodig. Omdat er dan over het algemeen meer mensen een paspoort nodig hebben kan het soms langer duren voordat de procedure rond is. Maar eigenlijk is het relatief. In rustigere periodes gaat het sneller.”
Gemiddeld duurt het proces drie tot vier weken. Verschuere benadrukt dat lokaal beleid hierin een rol speelt: “De wachttijd hangt ook af van de organisatie en personeelsinzet bij het lokale bestuur. Meer personeel kan het proces versnellen, maar dat is een keuze van het bestuur.”
Hoewel digitalisering steeds vaker een oplossing biedt in administratieve processen, zal een volledig digitaal proces volgens Verschuere moeilijk haalbaar zijn. “Je hebt altijd een fysiek document nodig, en dat moet gemaakt worden. Ook de verificatiestap, zoals het afnemen van vingerafdrukken, kan op dit moment niet volledig digitaal.”
Ook in Nederland een lange procedure
Robbe Sanders heeft met spoed een nieuw paspoort nodig omdat zijn oude paspoort op 31 december is verlopen en hij binnenkort op vakantie wil gaan. “Ik ben een Nederlander die in België woont. Ik heb enkel een verblijfsvergunning, dat niet als reisdocument geldt. Ik heb dus een Nederlands paspoort nodig om te kunnen vliegen”, vertelt hij.
De aanvraag voor een nieuw paspoort verloopt ingewikkeld. De wachttijden bij grensgemeenten, gemeenten in Nederland die tegen de Belgische grens liggen, variëren van enkele weken tot maanden. Dat is afhankelijk van de locatie.
Bij sommige grensgemeenten, zoals Aalten dat dan weer tegen de Duitse grens aanligt, kan Sanders sneller terecht. “Het is alleen enkel 250 kilometer rijden. Het consulaat in Brussel, waar je als Nederlander eerst altijd een paspoort kon aanvragen, verzorgt deze service niet meer. Dat gebeurt nu in Luxemburg”, aldus Sanders.
“Bij de aanvraag moet je veel documenten indienen, zoals een geboorteakte en een uittreksel van het bevolkingsregister. Omdat ik meerderjarig ben, gelden extra voorwaarden”, Sluit hij af.
Wees op tijd
Verschuere adviseert burgers om hun paspoort tijdig aan te vragen. “Mensen kunnen niet verwachten dat ze binnen enkele dagen een paspoort krijgen als ze last-minute beslissen naar een land te reizen waar dat nodig is.”
Met meer dan 285 lokale besturen in Vlaanderen is de dienstverlening niet overal hetzelfde. Toch proberen de meeste gemeenten het proces zo toegankelijk en efficiënt mogelijk te maken. “Elke gemeente organiseert het op haar eigen manier,” besluit Verschuere.
Door vooruit te plannen en rekening te houden met mogelijke piekperiodes, kun je voorkomen dat je langer moet wachten dan nodig. Plan vooruit en wees voorbereid, zodat je reis niet in het water valt door een ontbrekend paspoort.
